Leo muchos blogs de emprendedores que te brindan trucos para hacer tareas de manera eficaz o productiva. Sin embargo, esta semana alguien me preguntaba ¿Cómo haces para estar en todo?
Esto es algo que también me preguntaban en el trabajo. Aunque no soy una partidaria de estar metida en todo: «picar aquí, pica allá» a veces resulta uno en muchas cosas y aunque de todas se parecen, resulta que solamente es una cosa que se come las otras. Por decirlo así.

Lista de cosas por hacer

Trabajando al norte de KutaSi buscas en papá Google encontrarás muchos trucos, tips, consejos y guías para mejorar la eficiencia en lo que haces.
Muchos de ellos son muy buenos, otros son el relleno del relleno y que a la hora de la verdad, en tu vida diaria, será muy complicado de aplicar, porque no son más que galimatías y una búsqueda del Santo Grial.
Aquí te diré qué hago normalmente para cumplir con las cosas que me comprometo y que tienen fecha de caducidad.
Ten en cuenta que desde hace mucho tiempo trabajo desde casa y he hecho muchas cosas para optimizar mi tiempo y poder rendir en el trabajo y en el estudio, además de poder viajar y hacer mil cosas que me gustan. A veces funcionan, a veces no, pero se trata de aprender y en el proceso ir mejorando cada día.
En definitiva, toma nota de lo que te sirva, según tu situación, y al final cuéntame cuáles son tus trucos:
1. Hago una lista de las cosas que debo hacer para llevar a buen término un trabajo. En ese listado enumero todo. Desde las cosas más básicas a las más complejas.
2. Es importante incluir en el listado la fecha de caducidad o entrega del trabajo que pretendes realizar. Esto es importante para que veas el tiempo del que dispones y la necesidad de organizar un calendario con las cosas que puedes hacer cada día, para llegar a esa meta.
El perro de Kuta invitándome a la piscina...3. Separo todas aquellas tareas que dependen exclusivamente de mi de las que requiero la autorización de alguien o el contacto con otra persona.
4. Empiezo por las segundas tareas, ya que son las que al final van a hacer que me demore más. Así que escribo, llamo o contacto a quien necesite. Dejando al menos el mensaje inicial establecido.
5. Luego leo la lista que hice. Ubico las cosas que puedo hacer sin conexión a Internet: leer documentos, escribir, tomar fotografías, etc… Y también ubico las cosas que necesariamente requieren de Internet, como investigaciones, datos y demás.
6. Cuando tenga muy claro todos los pasos que debo seguir, empiezo con lo que crea puede ser más complicado, pero no lo hago todo de una. Lo hago por partes. Lo desgloso para no cansarme y quedar hastiada del tema sin terminar. Por eso me gusta desglosar la actividad, para así dividir las fuerzas.
7. Es importante cuando te pongas en la tarea importante que realizas en el día que te desconectes del Skype, el Facebook, el Whatsapp, el móvil y cualquier otra herramienta que cause distracción. Dedica una hora al día o dos, pero bien dedicadas.
Te aseguro que crearás una dinámica y con el tiempo serás mucho más ágil con las cosas que tienes por hacer o los trabajos que tienen fecha de caducidad.
Vistas desde el HomeStay en MuluAhora bien, esto aplica para cualquier actividad. Sin embargo también notarás que participo en muchos blogs, Redes Sociales, proyectos y demás.
Para que el día que solamente tiene 24 horas y trabajo unas 10, tengo una técnica que intento utilizar todos los días y es la Técnica Pomodoro. Aunque te diré que esto lo aplico a mi manera, no tal cual como se dice que se debe usar.
[piopialo vcboxed=»1″]Soy partidaria de tomar nota de lo que sirve y acomodarlo a mis propias necesidades.[/piopialo]
Así pues soy de las que tomo mis descansos de las actividades fuertes del día y en medias hago otras cosas como por ejemplo visitar las Redes Sociales, responder mensajes, participar en foros o blogs, salir a caminar, conocer un sitio interesante, comer, tomar fotos, ir a la piscina, leer un libro que nada tiene que ver con el trabajo o estudio… etc.

Optimizar el uso del correo electrónico 

Una de las cosas importantes y que más quita tiempo es el correo electrónico. Por eso su optimización es muy importante si queremos tener un día productivo. Así pues lo que yo hago es:
Lugar de trabajo en Ubud
1. Cuando prendo el computador, lo primero que hago es ver el correo. Si hay algo importante lo respondo inmediatamente.
Normalmente cuando reviso el correo es porque puedo responder inmediatamente. No soy de leer mensajes y no responder.
Tras trabajar en un consultorio virtual muchos años aprendí que se pierde mucho tiempo abriendo un mensaje, leyéndolo y respondiendo horas o días después. Ya que debes volver a leerlo y tal vez lo que pensaste responder la primera vez que lo leíste ya lo habrás olvidado.
Así que mi técnica con el correo es abrir el correo cuando sé que tengo tiempo para responder todo lo que hay en la bandeja.
Dejo en la bandeja cosas que me gustaría revisar en algún momento libre, pero no cosas pendientes por responder. Borro la basura, esto es sumamente importante, para no dejar Spam pendiente y estorbando en la bandeja de entrada. Eso tiende a distraer y no ser nada efectivo en tu productividad.
TraviajarEl correo electrónico lo abro normalmente 5 veces al día. Más de eso cuando tengo un trabajo que requiere respuesta de otras personas. Pero lo dicho, lo hago en momentos que sé que tengo tiempo para responder o que simplemente voy a entrar a borrar basura que no me quita más de 5 minutos de mi tiempo.
Es importante, para mí, no revisar el correo cada hora. Creo que es una tarea agotadora, quita mucha energía y sobre todo merma la productividad.
Sí, entiendo que para muchos es difícil o necesario mirar el correo cada minuto porque requieren respuestas, información que te llega por allí y no puede esperar. Lo que hago es pedir que me envíen un mensaje instantáneo (por Skype, Facebook, Twitter, Telegram) cuando me envían un mensaje al correo que requiere una respuesta inmediata.
Para saber más sobre cómo optimizar tu correo electrónico te recomiendo leer los artículos de Berto Pena que tratan sobre el tema y son realmente muy útiles.
¿Quedamos iniciados cierto? La verdad es que yo sí, así que si quieres saber cómo hago para manejar mis Redes Sociales, la participación en los blogs y escribir en mis proyectos, te invito a que no te pierdas mi próximo artículo que continuará con el tema de Mejorar la productividad en el trabajo.

Ya sabes, toma nota de lo que te sirva y sobre todo comparte conmigo las técnicas que utilizas para mejorar tu eficiencia en el trabajo, estudio, proyectos o como quieras llamar las cosas que haces día a día.

39 comentarios

  1. Gracias por las ideas, no soy muy organizadas y aquí das buenos consejos para tenerlo presente en tu día a día y en el trabajo. Lo tendré en cuenta seguro, necesito organización. Besos.

  2. Hola gracias por tu post me va venir de perlas porque siempre tengo la sensación de que me falta tiempo, y ya se me están terminado las ideas!!! jajajaj voy de culo Gracias por el post!!!

  3. Muchísimas gracias por dejarnos conocer tu técnica y de paso conocerte un poquito más. Como suele decirse eres un culo inquieto y para llegar a todo a parte de grandes dosis de energía necesitas mucha organización. Yo intento también organizarme en la medida de lo posible aunque no siempre puedo pero sacar siempre saco un ratito para mí entre todo lo que tengo que hacer sino me volvería loca, Muaks

  4. excelente tema que me viene súper bien, porque yo trabajo desde casa. Son un desorden y muy poco eficaz con mi tiempo. Mi problema es la falta de organización y la perdedora de tiempo en redes sociales. Soy como tu con respecto a la lectura de emails, solo entro cuando tengo realmente tiempo de contestar. Mil gracias por los tips, adoptare algunos de ellos.

  5. Hola guapa! hacer listas es muy importante para priorizar y organizarse, la cosa es luego acordarse de donde la pusiste y no «procastinear», un palabro que últimamente leo mucho y que a mi se me da de muerte. En cuanto a leer y contestar el correo, es algo en lo que no habia caido: normalmente llego al trabajo, lo abro, los leo todos y ya contestaré cuando pueda. A partir de mañana cambiaré eso. Gracias por los buenos consejos. Besos!!

    1. Guapa, lo de la listas lo mejor es empezar a ponerlas siempre en un mismo lugar. Dejar de ponerlas en post-it o papelitos, cuadernos y agendas varias. Así te ayudará a saber dónde está qué cada vez que lo necesitas 😀 Sobre el e-mail, si lo aplicas, ya me contarás lo bien que te irá, es una técnica genial 🙂

  6. Para mí eres una máquina. Una mujer productiva 100%. Estoy aprendiendo dar prioridades a las cosas que en realidad lo necesitan. Desconectarse un poco ayuda mucho.
    El día que me siente a organizar mi correo me quedaré sin tiempo. Ya mi bandeja esta lleno de spam y es una tarea que necesito hacer ya.
    Saludos.

    1. Guapa, yo este fin de semana hice justo eso y no sabes la ligereza que da, al menos meter en carpetas los temas y organizarte de algún modo. Nada peor que la bandeja a reventar y tú sentir que no rindes gracias a ello 🙁 Un abrazo preciosa 🙂

  7. Me gusta mucho esta lista de optimización del tiempo puesto que el tiempo es de las cosas más importantes que tenemos. Yo también suelo organizarme y hacer listas y sobretodo llevarlas a cabo. Me ha gustado mucho esta entrada. Un saludo.

  8. Utilizo los mismos trucos que tú respecto al correo: abrirlo a primera hora, mirar si hay alguno prioritario o lo puedo contestar en otro momento, vaciar el spam y revisarlo, que a veces se cuela en esa carpeta alguna cosilla interesante.
    Lo único que sí lo vuelvo a mirar cada cierto tiempo, sobre todo si voy en transporte público, se me hace muy aburrido el trayecto sino…
    Bss.

    1. Yo en el transporte público leo, el kindle es la mejor compañía en esos momentos, el móvil hace rato lo desplace por ello. Antes también era el móvil. Aunque claro, si el trayecto es muy largo, primero miro el móvil: redes sociales y correo y luego leo jajaja Todo está en utilizar una buena técnica 🙂

  9. Me encanta tu propuesta, solo una duda ¿cuanto tardas en elaborarte la lista? porque se ve larga de hacer para que sea realmente útil, y cada día hay que rehacerla ¿no es esto muy tedioso?
    gracias!

    1. Guapa, la verdad el tema de la lista lo he ido mejorando. Todo es práctica. Te puedo decir que no se demora mucho uno en hacerla, normalmente yo hago así: Me marco un objetivo para la semana en todas las áreas de mi vida: trabajo, hogar, deporte, estudio. Luego hago una lista de las tareas de la semana, el día domingo o el lunes en la mañana: tareas de mis proyectos, estudio y temas de la casa. Todo esto enfocado al gran objetivo que tengo. Esa lista no es muy grande y defino qué haré por cada día, más o menos. Luego lo que hago cada día es dividir la tarea grande en sub-tareas para cumplir. Lleva menos de lo que crees. Esto no lo hago todas las semanas, a veces no necesito hacerlo y a medida que empieza el día ya tengo claro lo que voy a hacer y simplemente lo marco. Pero como te digo, es cosa de práctica 🙂
      A mi no se me hace tedioso, porque me ayuda a identificar qué tengo para hacer, cuánto tiempo me va a llevar y cuando llega la siguiente semana o al final de cada día puedo decir si he aprovechado el tiempo o no y eso hace que tenga más tiempo para hacer otras cosas 🙂
      Un abrazo,

  10. ¡Hola Diana!
    Para mí tus post sobre optimización del tiempo y del trabajo siempre son muy útiles, pues yo soy autónoma y me tocar organizar mi tiempo y a veces es una locura porque hay ladrones de tiempo que no te sas ni cuenta que están ahí.
    Yo también uso la técnica pomodoro para tareas cortas porque para redactar un post del blog o un artículos para las revistas que trabajo requiere su tiempo.
    ¿Qué tip te podría compartir? Pues priorizar y que las cosas importantes no se vayan a convertir en urgentes.
    Me gustaría si es posible que nos dieras algún tip para tener un banco de post para el blog, pues a pesar de que llevo mucho tiempo con mis blogs, con tanto trabajo me es imposible tener preparados unos cuantos post para estar un poco tranquila. Si cuento con una programación mensual de temas a desarrollar, eso lo cumplo a raja tabla, pues es importante que tengas claro el tema sobre el que vas a escribir cuando. No sé si lo que te solicito ya lo has publicado antes. De ser así dime dónde y lo busco.
    Un abrazo y nos leemos.

    1. Hola guapa, pues no he hablado sobre ese tema, así que me apunto la idea, sobre el calendario editorial hice un video hace un tiempo, pero tampoco he hecho un post. Al igual que tú si me organizo en cuanto a temas me rinde mucho más y es una estrategia genial, la verdad sea dicha 🙂 Guapa, te aviso cuando prepare el post que me sugieres, me gusta el tema. Un abrazo 🙂

  11. Lo de revisar lo primero el correo electrónico me parece perfecto, porque a veces me he puesto a realizar las tareas pendientes de la lista porque me urgen y no he mirado el correo y me he perdido oportunidades muy buenas por mirarlo tarde y haber caducado el proyecto…Una verdadera pena…
    Sobre todo me parece súper importante los lunes porque yo en el fin de semana prácticamente desconecto del todo.

  12. Esto me hace acordar a los sábados en la noche, que es cuando organizo mi semana. Particularmente uso Google Calendar y lo combino con Trello ,una app muy útil para trabajos en oficina. Mis correos estan divididos en mas de 20 carpetas ordenadas. Lo difícil es el día a día cuando tienes que priorizar tareas o trabajos que no estaban agendados, se hace un mundo al menos para mi. Me gusta la parte donde indicas empezar por aquellas cosas que no dependen de una autorización sino de nosotros mismos, es buena alternativa.

  13. El tiempo es muy vital para ser productivos en el trabajo y el hogar, paso mucho tiempo fuera de casa, pero eso no implica que no pueda ser prodcutivo con mis redes sociales y mi blog, cuando me apasiona algo lo hago con esmero.

  14. Me ha encantado el post. Yo tengo que organizarme mejor con los grupos de facebook para el blog. Mi problema es que paso 12 horas fuera de casa y se me pasan los días sin darme cuenta, al final no hago todo lo que quiero.
    tengo que gestionar mejor mi tiempo

  15. Creo que lo más importante para rendir en algún trabajo es que le guste lo que se hace, pues cuando se hace algo que nos disgusta, se vuelve eterno y monótono y dejar que la inspiración fluya.

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