Cómo compartir documentos con Google Drive

El artículo friki de esta semana está dedicado a mi madre.
Es que gracias a ella podría hacer más de un tutorial, pues aunque tiene su propio blog, «maneja» el Skype y tiene cuenta en Facebook y Twitter, lo cierto es que aún le falta muchas cosas por aprender y sobre todo dejar ese temor que siente por hacer cosas diferentes (cuando hablamos de tecnología).
Normalmente hago una charla con ella por Skype y le explico, pero resulta que últimamente por más tiempo que me pase explicándole, después de unos días vuelve a preguntarme. Así que he decidido mejor hacer esta guía que le ayude y que tal vez, en el camino, te puedan ayudar a ti si estás en su misma situación.

Primero que todo, decir, para aquellos que no lo sepan, que Gmail ofrece un espacio para guardar y hacer documentos en línea.
Puede ser desde archivos de texto, presentaciones, tablas, hasta dibujos.
Así mismo, también puedes «cargar» archivos que tengas en tu ordenador y almacenarlos en Google Docs o como se conoce ahora Drive.
Es muy útil en caso de que requieras compartir documentos para revisión o construir con un grupo de personas ya sean del trabajo o de estudio.
En mi caso particular, mi madre escribe en el Blog de Cine y Televisión un blog que tenemos en la familia. Antes ella hacía sus resúmenes en word y luego me enviaba un e-mail con el adjunto. Sin embargo, últimamente ha tenido que cambiar de equipo y cada que viaja, se queja de que ha dejado en el computador de la casa el artículo en el que estaba trabajando.
Así que le enseñé a crear documentos en Google Docs, y desde entonces los hace en línea.
Sin embargo, no he podido hacer que me los envíe directamente o que los comparta. Siempre me toca entrar con su cuenta de correo y hacer la vuelta yo misma. Lo cual no es nada práctico.
Así que creo que lo mejor es enseñarle a compartir o enviar por correo los documentos que hace. Por ello he decidido realizar esta pequeña guía que espero le sirva un montón. Aquí vamos:

Cómo compartir documentos con Google Drive

1. Ingresar a Google Drive
Lo primero, desde luego, es ingresar a Drive. Si tienes abierto el Gmail puedes hacerlo ingresando en la opción que se ve en la imagen:

O también se puede hacer ingresando por la siguiente URL: https://drive.google.com/
2. Compartir documento
Ahora bien, cuando tienes el documento que quieres compartir abierto, deberás ir arriba, al lado derecho donde dice «Compartir». Esta opción se encuentra exactamente debajo del nombre.

Al dar clic en compartir, te sale una ventana emergente que te da la opción de compartir el enlace del documento por medio de las Redes Sociales  (Facebook – Twitter  y Google +) así como por Correo electrónico.

3. Enviar documento por correo
Como en mi caso particular, solamente me interesa que los documentos compartidos sean entre mi madre y yo, no lo compartiría por las Redes Sociales, pero sí utilizaría la opción de enviar el enlace por correo.
Al dar clic en esa opción sale una ventana emergente que te pregunta la forma en que quieres configurar el documento. Existen las siguiente formas:

– Público en la Web, que sería la opción que se marca si se quiere compartir por medio de las Redes Sociales
– Cualquier persona que tenga el vínculo – Esta es la opción que hay que marcar si se va a compartir con varias personas y no se quiere que sea completamente público. También se puede usar si el documento se va a enviar por correo electrónico
– Compartido de forma privada – Solamente podrán ver el documento y acceder a él aquellas personas que se han invitado previamente.
Si llega a marcar alguna de estas opciones, le saldrá la siguiente información que deberás tener en cuenta:

Es necesario tener en cuenta dichas opciones, porque dependiendo de lo que se quiera hacer con el documento deberás darle o no ciertos permisos para que manipule el documento.
En mi caso me interesa que la persona a la que le voy a enviar el documento tenga acceso a editarlo, por ello voy a marcar esa opción.
Al dar clic en Compartir me sale una ventana emergente así:

Contiene el título del mensaje y el enlace URL del documento. Simplemente es escribir para quien va, el asunto y en caso de que requiera adicionar algo más puede hacerlo. Eso es todo, luego se le da clic en enviar y la persona podrá tener acceso al documento en su propio Drive o correo.

Después de esto se cierra esa ventana y luego, se da clic en finalizar en la ventana que aún sigue abierta y listo.

Compartir documento

A mi me parece muy largo este proceso, por eso a mi madre le recomiendo que utilice esta opción: Compartir el documento.
Lo que hay que hacer es escribir el correo de la persona a la que le queremos compartir el documento en «Invitar a personas:» y darle clic en «Compartir y guardar»

Eso es todo. Luego la configuración aparecerá de la siguiente manera:

Realmente es mucho más sencillo, aunque cualquiera de las dos opciones funcionan muy bien.
Como dice mi suegro: «no tiene ciencia«. Así que madre espero que a partir de ahora puedas hacerlo sin problema y que aquellos que tenían el mismo inconveniente hayan encontrado la solución también.
Si quieres ver el paso a paso en imágens, a continuación lo tienes:

Además, he realizado un pequeño video que podrás ver abajo, en caso de que esta explicación no haya sido lo suficientemente clara.

Espero me cuentes cómo te va y cualquier duda que tengas, o sugerencia sobre esta guía, estaré atenta.