Avances del primer mes del Reto Zen To Done

Hoy he querido realizar un balance sobre el primer mes del Reto Zen to Done que estoy realizando y compartir contigo lo que he aprendido y cómo lo estoy haciendo para organizarme cada día un poco más, ya sabes que me encanta el tema de la productividad y muchas veces te he dicho que yo me considero bastante organizada en mi casa, con mis objetos personales, en mi trabajo, en el estudio y hasta organizando mis viajes.
Sin embargo, como no tengo un hogar fijo desde hace dos años y ando de aquí para allá como un yoyo, desde entonces organizarse ha pasado a ser mucho más relevante.

Cuando tienes tu propio espacio puedes encontrar mucho donde esconder el desorden, en dónde almacenar información, objetos y detalles, pero cuando tu vida y todas tus pertenencias están en un pequeño morral y en un ordenador, las cosas son muy diferentes y el tema de organizarte cobra un otro sentido.

Cómo era antes

Te confieso que soy una amante de los post it y de las agendas, así que en mi casa siempre tenía papelitos pegados en las paredes del cuarto o del lugar donde trabajaba. Además de tener una agenda para las actividades diarias y uno o varios cuadernos donde separaba el estudio del trabajo y todo esto de mis proyectos personales.
Adicionalmente y para completar el cuadro, me encantan los lapiceros de colores y marcadores, así que tenía un montón de esto. Como conclusión, mi puesto de trabajo era un altar en si mismo y por si fuera poco, me encantaba escuchar música o ver televisión mientras trabajaba y estudiaba. Por lo cual podría decir que la televisión era otro elemento de mi lugar de trabajo.
Fuera de todo, tenía un tablero donde resaltaba apuntes importantes que necesitaba ver con más frecuencia o tener más presente. En fin, que siempre intenté que mi lugar de trabajo tuviese todo lo que yo consideraba importante a mano.
En Colombia estuvimos seis meses, en ese tiempo alcancé a tener dos cuadernos de apuntes y una agenda, además de mis famosos post it. Así que antes de emprender nuestro nuevo viaje, he tenido que revisar todos los apuntes que tenía y sacar lo más importante de todo ello y almacenarlo en un mismo lugar de manera digital.
Hace un tiempo, yo transcribía todas mis ideas en archivos en word, los separaba por tema y los metía en diferentes carpetas. Otras veces utilizaba el blog de notas y en otras ocasiones llegué a utilizar «agendas virtuales», sin embargo a la final tenía un reguero de documentos digitales en todas partes que era inmanejable.
[su_heading size=»17″]Aún hoy, me encuentro revisando y reorganizando esa información y liberando espacio de mis backups. Pero sobre todo tratando de organizar mejor mi información digital[/su_heading]

Mi realidad ahora

Sin embargo, ahora el tema es completamente diferente, no puedo viajar con cuatro cuadernos, agendas, tableros, post-its y lapiceros. Tampoco puedo tener en cada sitio que llego mi lugar de trabajo soñado, por más de que he tenido uno que otro que ha sido alucinante.
Así que organizar todo lo que tenía en diferentes cuadernos y notas a archivos digitales ha sido un costo que he asumido y que me ha enseñado a desprenderme y descubrir que vivir con poco es mucho mejor que vivir rodeada de objetos que a veces ni utilizaba y que simplemente estaban allí para hacerme la vida más fácil cuando llegara el momento, que no era siempre.
En este momento he dejado mis agendas y mis cuadernos y aunque los extraño un montón, no había otra, no las podía traer de viaje y no ha sido el fin del mundo. Ahora ando con una libretita bastante sencilla, porque no puedo dejar de apuntar cosas cuando se me viene a la cabeza algo y me da pereza sacar el iPod o el ordenador para apuntar cualquier cosa.
En cuanto a los post it, esos sí me cabrían en la maleta, pero esta vez no he traído ninguno. Aunque estoy tentada a comprar alguno por ahí, quién sabe. Los lapiceros, estoy viajando con un par y nada de marcadores. El tablero tocó regalarlo la última vez que pasé por Compostela y ahora todo lo manejo desde mi ordenador y el iPod.
Dejar tantas comodidades no ha sido fácil, no falta el día en que extrañe algunas herramientas que hacían que mi vida fuese mucho más sencilla, pero así y todo he aprendido que no necesito tanto y que el lujo está bien, pero que ser práctico es mucho mejor, porque al fin y al cabo si el día de mañana tengo que salir corriendo con las objetos materiales que más me importan, no tendría tanto problema en elegir y tomar lo que necesito, como sí me hubiese pasado antes.

Qué herramientas utilizar para organizar la información

Tras mucho ensayar y buscar las mejores herramientas para guardar la información que manejaba, descubrí que lo que necesitaba era más de un programa, pero todos debían tener la cualidad de poder ser utilizados en línea.
Desde hace unos años utilizo Evernote, que es una herramienta donde se puede tomar apuntes, archivar notas por temas y todo quedará centralizado en un solo lugar y en la nube. Ha sido mi compañero inseparable desde hace tiempo, pero la verdad es que no lo utilizaba de la mejor manera y desde hace unos meses, más este último con el reto, he organizado mucho mejor mis notas y lo estoy utilizando de una manera mucho más responsable.
Lo mejor de todo es que le estoy sacando el máximo provecho, o al menos lo estoy intentando. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos móviles y me parece una herramienta supremamente útil y fácil de manejar.
En este programa guardo todas mis ideas, artículos que escribo, proyectos que quiero desarrollar, notas que encuentro en Internet y que voy a trabajar inmediatamente. Lo mejor es que me permite archivarlo en carpetas, ponerle etiquetas para diferenciar cada nota interna y luego las búsquedas son muy fáciles de hacer.
Definitivamente es un programa muy completo y un organizador de trabajo fabuloso. Así que desde luego me decanto por este sistema a la hora de empezar a recopilar información que tenía regada en muchos espacios y lugares, no solamente físicos sino también digitales y es el primer programa que recomiendo para organizarse.
Otro programa que estoy utilizando para guardar ideas sueltas y sobre todo lo que me pasa a diario, es precisamente un programa llamado Day One. Debido a mis viajes ya no puedo tener agendas físicas, así que me he ido por una agenda digital o diario donde apunto aquellas cosas que me pasan y que me pueden servir para luego hacer un artículo o simplemente para no olvidar.
El programa es fabuloso, se puede instalar en el móvil, en el ordenador y funciona perfecto. Allí simplemente almaceno pensamientos e ideas. Principalmente lo estoy utilizando como un diario donde escribo lo que me pasa más significativo durante el día.
Para cuando viajas es ideal porque simplemente es ir allí y ver qué hiciste en el lugar que estabas y luego hacer el post en Evernote.
[su_heading size=»17″]Me encanta el programa, creo que es una valiosa adicción y aunque es de pago, vale lo que cuesta.[/su_heading]

Cumplimiento de las tareas propuestas en el primer mes del Reto Zen to Do

La elección de bandeja de entrada está clara: Evernote y Day One es y será lo que utilice para almacenar mis ideas y todo lo que se me ocurra durante el día. Eso en cuanto a bandejas digitales, en cuanto a bandejas físicas, será mi libretita, porque estoy tratando de dejar a un lado los documentos físicos y escanear y poner en la nube todo lo que realmente necesito.
Revisión del correo electrónico y limpieza de los Newslatter: Tarea realizada. Con mi correo electrónico tengo una buena relación, aunque claro, a veces me atraso respondiendo mensajes, así y todo mi bandeja de entrada en el e-mail mantiene «limpia» de alguna manera 🙂
Blogs: Para el manejo de la lectura de los blogs yo utilizo Feedly, hace unas semanas hice toda una limpieza y aunque aún me falta revisar algunas categorías, tengo claro lo que busco con los blogs que sigo y me he animado a dejar de seguir muchos otros que no me aportan realmente lo que necesito en este momento.
Con las Redes Sociales siempre he manejado una limpieza clara desde el principio, utilizo listas y doy permiso a esas listas de acuerdo a lo que quiero y necesito. Además siquiera una vez cada trimestre hago una limpieza de las personas que sigo y del aporte que me dan.
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Así pues, debo decir que este primer mes del reto ha ido bien y que he cumplido lo máximo posible con lo propuesto, me siento satisfecha con los nuevos hábitos adquiridos y aquellos otros que estoy «perfeccionando» Así que a seguir adelante con el reto y a ver que nos trae el mes de julio.

¿Ya te apuntaste al Reto Zen to Do? ¿A qué esperas?