Segundo mes del Reto Zen to Done: Procesar

Este mes de julio continúo con el #RetoZenToDone donde vamos a procesar la información que vamos dejando en nuestras bandejas de entrada.
Recuerda que el mes pasado estuvimos recopilando la información: elegimos una única bandeja de entrada (digital y física), limpiamos nuestras cuentas de correo, blogs que seguimos, redes sociales…
Ahora llega el momento de aprender a procesar correctamente la información que nos va llegando a nuestras bandejas de entrada. Como ya aprendimos a recopilar correctamente la información, el procesarla para que no se acumule es lo que aprenderemos este mes.

8 pasos para procesar la información

1. Revisar siempre la información de arriba a abajo (ya sea en la cuenta de correo, Feedly, blogs, etc). La idea es que a medida que vas procesando debes ir tomando decisiones sobre cada cosa que revises, no dejarlas ahí de nuevo.
En este punto la idea es «no posponer» cuando estás revisando algo hay que ejecutar. En los siguientes puntos verás cómo ejecutar.
2. Cada que revises algo debes definir si lo necesitas. En caso de no necesitarlo: bórralo – elimínalo. No te sirve de nada guardarlo y acumular polvo si no te va a ser de utilidad, lo mejor es no conservarlo. Ese es el primer paso.
3. Si hay otra persona que se puede hacer cargo de esa «actividad», delega. No te cargues con más trabajo del necesario.
Si en tu empresa o en tu casa otra persona puede hacer lo que tengas en la bandeja de entrada, aprende a delegar. No eres la única persona en el mundo que hace las cosas bien, los demás también deben aprender 🙂
4. ¿Has escuchado hablar de la regla de los 2 minutos? Yo la verdad no, pero me ha gustado mucho y sin saberlo venía utilizándola a mi manera 🙂
Resulta que esta regla nos invita a que si algo lo puedes hacer entre 2 y 5 minutos hazlo de inmediato, ¿Para qué posponerlo si puedes salir de ello de una vez?
Cada que mires un correo, una tarea por hacer, revisa si puedes hacerlo entre los 5 minutos siguientes, si la respuesta es sí, no lo dudes y sal de ello de una vez.
5. Si te va a llevar más de 5 minutos y como en este momento estas solamente procesando la bandeja de entrada, lo que debes hacer es ponerlo en la lista de pendientes. Una lista que luego definirás un momento para procesar correctamente.
6. Si es información que requiere más atención, como por ejemplo leer con detenimiento, puedes hacer lo que te conté en un post anterior y pasarlo a Evernote o a tu E-book para leerlo cuando tengas tiempo.
Lo otro es que crees una carpeta donde metas todo lo que sea para leer o revisar más adelante.
7. La idea es que en la revisión de tu bandeja de entrada no dejes nada allí y proceses todo. Ya sea ejecutando, delegando, archivando o imprimiendo para leer luego.
8. Realiza esta actividad una vez al día. Programa un momento para hacerlo y no te pases revisando la bandeja cada segundo. Si es una bandeja que se mueve con bastante regularidad puedes revisarla hasta tres veces, pero no más de ahí que te vuelves obsesivo.

¿Cómo voy a manejar el procesar del Reto Zen To Done?

Teniendo en cuenta que más que bandejas de entrada física, lo que tengo son bandejas de entrada virtual, voy a dedicar un momento (o varios) del día para revisar cada una de las herramientas que manejo y que a vuelo de pájaro son:

• E-mail
• Feedly
• Blogs
• Redes Sociales
• Artículos puestos en: E-book y Pocket

Aún no sé cómo me voy a organizar, pero la idea es hacerlo de tal manera que evite la cantidad de pendientes que tengo y que fuera de eso me quede tiempo para hacer lo que normalmente hago: escribir, estudiar, leer, pasear…
Este reto promete ser una excelente oportunidad para aprender a organizarme mejor. Espero poder sacarle provecho y aprender un montón en el proceso.
Si quieres leer más sobre este nuevo hábito, te invito a leer el artículo de Nuevas ideas Nuevos comienzos.

¿Cómo te fue con el primer reto? ¿Vas a la par conmigo? ¿Qué esperas para empezar a organizarte?